中小企業にもできる働き方改革

はじめに

今回は、「中小企業にもできる働き方改革」というテーマでお話しさせていただきます。

本日の内容は、まず「なぜ働き方改革が必要なのか」、次に「働き方改革関連法改正のスケジュール」、そして「働き方改革推進の手順」、最後に「働き方改革を行わないとどうなるのか」といった点についてお話ししていきます。

なぜ働き方改革が必要なのか

なぜ働き方改革が必要なのかについてお話ししていきたいと思います。

まず、「働き方改革」とは何かというと、その目的は、働く人々がそれぞれの事情に応じた多様な働き方を選択できる社会を実現することです。これを実現するための手段として、働き方改革関連法を改正し、より円滑に進めることが考えられています。

しかし、これだけを見ると、働き方改革が一体何のために行われるのか、具体的にはわかりにくいかもしれません。その理由として、日本の人口減少という現状が挙げられます。直近の出生率は1.26と報告されており、子どもの数が減少し続けています。子どもの数が減少すると、日本の労働力人口も減少していくのです。

例えば、これまで10人で行っていた仕事を、人口減少により7人で回さなければならない状況が想定されます。今まで10人でなんとか回していた業務を、7人で効率よく回すためには、働き方の見直しが必要になります。また、その7人の中に約3割が高齢者である場合、業務の効率化やクラウド化、業務改善が不可欠となります。これが「働き方改革」の本質であり、業務の改善を進めるための施策が求められているのです。

働き方改革の目的と手段

働き方改革の目的と手段についてお話しします。

まず、第一の目的は「労働生産性を上げる」という点です。

つまり、短い労働時間で高い成果を上げることが求められます。10時間働いて高い成果を上げるのではなく、8時間、さらに短い場合には6時間や4時間で成果を上げることが目標です。このようにして、日本が国際競争社会で勝ち抜いていくためには、特に中小企業が大企業と競争するために、労働生産性を向上させる必要があります。

大企業のように多くの人材を抱えることはできないため、限られた従業員の人数の中でどのようにして労働生産性を高めるかが、非常に重要な課題となります。

第二の目的は「働き手を増やす」という点です。

現在、女性の社会進出や高齢者の社会進出、そして外国人労働者の受け入れといった取り組みが進められています。日本も法改正を進め、誰もが働きやすい社会を目指し、様々な人々が働ける環境を整備しようとしています。

第三の目的は「日本が抱える課題の解決」です。

少子化や長時間労働による健康障害といった問題を解決するために、働き方改革関連法を整備しようとしています。これにより、これらの課題に対処しようとしているのが、現在の政府の方針です。

働き方改革関連法

働き方改革関連法とは具体的に何かというと、実際には「働き方改革関連法」という単一の法律は存在しません。これは、労働関連の複数の法律の改正によって構成されているものです。主に次の8つの法律が関連しています。まず「雇用対策法」、次に「労働基準法」、さらに「労働時間等設定改善法」、「労働安全衛生法」、「じん肺法」、「パートタイム労働法」、「労働契約法」、「労働者派遣法」などです。これらの法律を中心に改正を進めることで、働き方改革を実現しようとしています。

特に改正が多いのは「労働基準法」の大規模な改正です。労働基準法のベースは、実は「工場法」と呼ばれるもので、機械が稼働すると全員が一斉に働き、機械が停止すると全員が一斉に休憩を取るという考え方に基づいています。このため、労働基準法では1分単位で労働時間を計算することが求められます。これは、機械が動かないと仕事ができないという背景から、仕事が始まる時や終わる時にチャイムが鳴るなどして、1分単位で正確に労働時間を測る必要があるためです。しかし、この1分単位の計算が、長時間労働の一因となっているという問題もあります。

労働生産性を上げる

次に、労働生産性を向上させるための取り組みについてお話しします。

まず、労働基準法に関する背景を考えてみましょう。先ほども触れたように、労働基準法では1分単位で労働時間を計算することが求められ、これが長時間労働の一因となっています。これまでの制度では、8時間で行うべき仕事に2時間の残業をする場合、割り増し賃金が支給されるため、従業員の中には残業をして割り増し賃金を稼ぐことを目的とする人もいました。

かつては「24時間働けますか」といったコマーシャルが放送されるなど、長時間働くことが美徳とされる時代がありました。徹夜で仕事を終わらせることが「良い従業員」と評価されることもありました。しかし、労働時間で生産性を測る現行の労働基準法は、長時間労働を促進する一因となっています。

一方、今後は労働時間ではなく、成果で生産性を測る方向に変わっていくと考えられます。例えば、8時間で完了する仕事を4時間で終わらせ、残りの4時間で別の仕事をするという形で、労働時間ではなく成果で生産性を評価する時代が来るでしょう。現在はまだ時間単位で生産性を評価していますが、今後は短縮した時間で成果を上げることが評価される時代になると予想されます。

このため、長時間労働が美徳とされる考え方を見直し、労働時間を短縮しながらも高い成果を上げることを目指す必要があります。特に、50代や60代の社長層には長時間労働の価値観が根強いですが、働き方を見直すことが求められています。働き方改革とは、単なる法律の改正ではなく、働き方そのものを考える改革です。働き方の意識を変えることが、非常に重要な要素となります。

こんなに違う従業員の働き方の意識

ここで、従業員の働き方に対する意識の違いを示すために、イソップ物語の一例をお話しします。

ある村で、おじいさんが散歩をしていると、レンガを積んでいる青年に出会いました。おじいさんが「何をしているのですか？」と尋ねると、青年は「レンガを積んでいます」と答えました。そのため、おじいさんは「暑い中ご苦労様です」と言って、次に進みました。

さらに散歩を続けると、別の人物が同じくレンガを積んでいました。おじいさんが再び「何をしているのですか？」と聞くと、その人は「レンガを積んで壁を作っています。これによって給料をもらい、家族を養っています」と答えました。おじいさんは「ご苦労様です」と言い、また歩き始めました。

最後に、3人目の人物がレンガを積んでいました。この人に「何をしているのですか？」と尋ねると、彼は「今ここで教会を作っています。この教会は人々が悲しみや喜びを分かち合う場所になるのです。私は歴史的な意味のある建物を作っているのです」と答えました。

この物語から分かるように、同じ仕事をしていても、従業員の働き方に対する意識は大きく異なります。レンガを積むという仕事が、ただの作業として捉えられる場合もあれば、家族を支えるための重要な仕事と考えられることもあり、さらには社会的に価値のある建物を作るという高い意識を持つこともあります。

これにより、従業員の意識をどのように育てるかが重要であることがわかります。特に、最後のように高い目標や意義を持って働く従業員を育てることが、組織の成功につながるのです。

働き方の意識が変われば、働く環境が変わる

働き方改革というのは、単に長時間労働を是正するための法律の改正にとどまらず、従業員の意識改革をも含めて進めるべきものです。従業員の意識が変われば、働く環境も自然と改善されることが期待されます。意識の改革なしには、働く人も企業も成長することは難しいのです。

従業員一人ひとりが自分の仕事の効率だけでなく、周囲の部署や会社全体の効率を考えることが重要です。例えば、8時間かかる仕事を4時間で済ませるためのノウハウを自分だけでなく、周囲にも共有することによって、各人の作業時間を短縮する可能性が広がります。仮に、ある従業員が8時間の仕事を6時間で終わらせることができた場合、その2時間の短縮が10人集まれば、1日あたり20時間の労働時間短縮となります。このように、周囲の状況を考慮し、協力し合うことが重要です。

また、働く環境を改善し、魅力的な職場を作ることで、労働生産性はさらに向上するでしょう。職場環境が良くなれば、従業員のモチベーションも高まり、生産性が自然と向上します。

働き方改革関連法改正のスケジュール

法律についてもお話ししたいと思います。まずは中小企業にも適用される働き方改革関連法について、特に改正のスケジュールについてご説明いたします。

2019年4月施行

働き方改革関連法は既に進行しており、2019年4月から施行されています。最初に導入されたのは、残業時間の上限規制です。まずは大企業から適用され、年間720時間以内、単月で100時間未満という規制が設けられ、違反した場合には罰則が科されるようになりました。

次に、有給休暇の取得義務が導入されました。これは年5日の有給休暇を必ず消化させるというもので、多くの方がご存知かと思います。また、フレックスタイム制度の拡大も行われました。従来は1ヶ月単位であったフレックスタイム制度が、3ヶ月単位に延長されるようになりました。

さらに、高度プロフェッショナル制度の創設も行われました。年収が1,000万円以上の方に対しては、残業代が支払われないという法律が設けられましたが、導入している企業は少数にとどまっています。

勤務間インターバルについても、努力義務が設定されました。これは、仕事が終わってから次の仕事が始まるまでに一定の休息時間を確保するというもので、今後は法律として義務化される予定です。現段階ではまだ努力義務として位置づけられています。

また、産業医の機能強化も2019年4月に実施されました。

2020年4月施行

続いて、2020年4月には残業時間の上限規制が中小企業にも適用されることとなりました。

同じく、同一労働同一賃金の実現についても、2021年4月から中小企業にも適用されるようになりました。これは、同じ仕事をしている場合には同じ賃金を支払うべきというもので、例えばアルバイトリーダーと正社員が同じ仕事をしているのであれば、同じ賃金を支払うべきという考え方に基づいています。ただし、必ずしもアルバイトと正社員で完全に同じ賃金を支払うわけではなく、均衡待遇、すなわちバランスの取れた賃金を支払うことが求められています。

2022年4月施行

続いて、2022年4月から施行された働き方改革関連法についてご説明いたします。特に注目されたのはパワーハラスメントの防止措置です。これにより、中小企業も含め全ての企業に対してハラスメント対策の相談窓口の設置が義務化されました。

また、育児介護休業法についても重要な改正が行われました。2022年4月と10月の2回にわたり施行されたこの法改正のうち、特に2022年10月に施行された内容が大きな変更をもたらしました。育児休業の取得が分割して2回まで可能になり、また、育児休業の取得に関して男性の参画を促進する施策が導入されました。男性が育児休業を取得することで、女性が仕事に復帰しやすくするための仕組みが整えられています。

これにより、育児休業を取得した後にスムーズに職場復帰できる環境が整備されることとなり、男女共に仕事と育児を両立できる社会を目指しています。この施策は、働き手が減少している中で、男女が共に社会に参画し、仕事を続けるための支援策の一環です。

また、健康保険法および厚生年金保険法の改正についても触れておきます。2022年10月から、短時間労働者に対する健康保険と厚生年金の適用が拡大されました。具体的には、従業員数が100人を超える企業において、週20時間以上働くパートタイマーやアルバイトも社会保険に加入する義務が課せられています。この適用範囲は今後、従業員数が50人以上の企業などへと広がり、最終的には全ての中小企業に対して社会保険の適用が拡大される見込みです。ただし、この制度の完全実施までにはまだ時間がかかるため、具体的な時期については今後の決定を待つ必要があります。

2023年4月施行

さらに、2023年4月からは、中小企業における割増賃金比率の引き上げが行われました。月60時間を超える残業に対しては、大企業と同様に割増賃金率が50%に引き上げられることになりました。これは、例えば時給1,000円の人が月60時間を超える残業をした場合、時給1,500円に相当する割増賃金が支払われることを意味します。この改正は、月60時間を超えるような長時間残業を防ぐための措置として、法的に定められたものです。

2024年4月施行

続いて、2024年には「2024年問題」として知られる残業時間の上限規制の猶予措置の廃止が予定されています。特に自動車運転業務、具体的にはトラック運転手などの事業者や建設業にもこの規制が適用されることになります。つまり、すべての事業所において残業規制が適用されることとなります。

働き方改革推進の手順

次に、中小企業が取り組むべき働き方改革の手順についてお話ししたいと思います。具体的には、長時間労働をどのように改善していくか、業務効率化をどのように進めるか、そして労働生産性をどのように向上させるかについて説明します。

働き方改革における中小企業が実施すべき三つの要素があります。まずは仕事の分析です。現在の業務内容を詳細に分析し、どのような仕事があるのかを把握することが必要です。次に、全体の最適化を考え、業務プロセス全体の効率を見直します。最後に、生産性の向上を目指し、具体的な改善策を実施していきます。この三つの要素が働き方改革では重要であり、それぞれの詳細についてはこれから詳しく説明していきます。

仕事の分析

最初に取り組むべきは、仕事の分析です。具体的には、仕事の分類と整理を行うことから始めます。これを「仕事の洗い出し」と呼ぶこともありますが、1日の仕事、1週間の仕事、1ヶ月の仕事など、期間ごとに分けて仕事の種類や難易度、必要な知識や技能の高さなどに基づいて一覧にし、可視化していくことが重要です。

仕事がうまくできない人や長時間労働を強いられている人は、目の前の仕事をただこなすだけで精一杯であり、その仕事が1日単位で行うべきものなのか、1週間単位で行うべきものなのか、また優先順位などを考慮せずに作業していることが多いです。これに対して、仕事の分析を行うことで、仕事の全体像を把握し、どのように効率化していくかの指針を得ることができます。

仕事の分析を従業員に実施させると、仕事のできる人や早い人は、分析資料の内容が非常に詳しく、密度が高い傾向があります。一方で、長時間労働をしている人や仕事が遅い人は、分析資料の密度が低く、自分が何をやっているのか把握していない場合が多いです。これは、与えられた仕事をただこなすだけで、全体の状況を把握していないからです。

したがって、仕事の効率化を考える上で、まずは仕事の分析をしっかりと行い、その結果を基に改善策を講じることが重要です。

仕事の分析が完了したら、次は業務の効率化や簡素化を図るための対応を検討します。具体的には、以下の点に着目して対応策を検討してください。

まず、業務のプロセスやフローの見直しを行い、無駄がないかを確認します。例えば、これまで自社で行っていた業務の中で、外注やアウトソーシングすることで時間を短縮できるものがあるかもしれません。自社で行うよりも外部に委託した方がコストが安く、効率が良い場合もあります。

また、取引先に対して協力を依頼し、業務の効率化を図る方法もあります。例えば、これまで郵送で行っていた書類の送付をメールで行うようにお願いしたり、共有のクラウドボックスを用意したりしてファイル類の共有を依頼することで、大幅な効率化が実現できる可能性があります。

さらに、機械化や自動化についても考慮するべきです。現在、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などの技術を利用して、自動化できる単純作業が増えています。こうした技術を活用することで、長時間労働を短縮することが可能です。

全体の最適化

全体の最適化についても検討します。業務プロセスを最適化するためには、必要な人員やリ工数の計算を行い、過不足のない労働力の配置を実施することが重要です。しばしば、仕事ができる人に仕事が偏りがちになることがありますが、これを平準化し、仕事を可視化することで業務プロセスの最適化が図れます。

次に、働く環境の整備についてお話しします。現在の業務を円滑に遂行するためには、必要な設備や備品を整え、業務の効率化を図ることが重要です。コロナ禍を契機に、テレワークが普及し、クラウド化が進んだことも記憶に新しいでしょう。これにより、従来紙で行っていた作業がパソコンやクラウドを活用することで、大幅に業務の効率が向上しました。

例えば、テレワークを導入することで、家庭の事情で労働時間が制約されていた方も、フルタイムの勤務が可能になったケースが増えています。これは、IT化やクラウド化によって業務環境が整備され、業務の効率化が実現されたためです。

特に、IT化の推進は業務に必要な時間を大幅に短縮するために不可欠です。業務に役立つITツールやシステムを積極的に導入することで、労働時間を短縮し、労働生産性を向上させることが求められます。このように、ITの導入や業務環境の整備を進めることは、効率的な働き方を実現するための鍵となります。フォームの始まり

さらに、休みを取りやすい環境を整備することも重要です。労働時間の長さが美徳とされていた時代から、現在では「働きやすい職場」という価値観が根付いてきています。働きやすい環境を提供することで、従業員の満足度が向上し、採用活動にも好影響を与えるでしょう。

具体的には、従業員がリフレッシュできるような休暇制度を整えたり、有給休暇の取得を推進したりすることが求められます。従業員が心身の健康を維持できる環境を作ることは、企業にとっても重要な課題です。過去には、有給休暇を全く取らないことが「偉い」とされる風潮もありましたが、今やそのような考え方は時代遅れです。適切な休息を取ることで、従業員のパフォーマンスも向上し、企業全体の生産性も高まります。

従業員が働きやすい環境を整備することが、これからの企業にとってますます重要になるでしょう。

生産性の向上

また、従業員のスキルアップや、資格取得の支援やリスキリング、働く環境の改善を通じて、1人当たりの成果や生産性を向上させることが重要です。これからは労働人口が減少していく中で、1人あたりの労働生産性を高めることが求められます。

次に、コスト削減と成長に関してです。コスト削減や労働力不足の解決により、既存の業務に加えて新たな業務に取り組むことが可能となり、会社の成長のきっかけとなります。コスト削減が成長へと繋がるのです。

そして、仕事の分析は繰り返し行うべきで、定期的に1日、1週間、1ヶ月単位で業務の見直しを行うことが必要です。働き方改革を成功に導くためには、まずは業務の分析を行い、ゴールとアウトプットの全体像を明確にし、その後、業務プロセスの最適化、従業員のスキルアップ、働く環境の整備を進めていくことが求められます。

このサイクルを繰り返すことで、生産性は着実に向上していきますので、ぜひこのプロセスを継続して実施してください。

働き方改革を行わないとどうなるか

働き方改革を行わない場合のリスクについても触れておきましょう。

現在の日本は人口減少社会であり、労働力人口が不足する未来は避けられません。実際、多くの企業が求人を出しても採用が困難な状況にあります。大企業にはまだ若い学生や中途の応募者が集まりますが、中小企業には人が集まりにくいのが現実です。

このような状況下で働き方改革を行わなければ、人手不足が深刻化する恐れがあります。例えば、10人で行っていた業務を従業員が減って7人でこなすことになった場合、以前と同様の業務スタイルを続けると、業務が終わるまでに10時間では済まず、12時間や13時間の残業が発生することになります。これが長時間労働を引き起こし、ブラック企業と見なされる原因となり、離職率が上がり、新規採用も困難になります。したがって、今のうちから働き方改革に取り組むことが非常に重要です。

まとめ

働き方改革の目的と手段についてですが、これは働き方改革関連法の改正を通じて、働く人々がそれぞれの事情に応じた多様な働き方を選択できる社会を実現するための改革です。具体的には、人口減少や労働力不足に対応するため、業務の効率化を進め、労働生産性を向上させることが求められています。このために、法律の改正が行われ、国がその推進を後押ししているのです。

次に、働き方改革推進の手順についてお話しします。まずは、業務の分析を行い、その後、全体の最適化を進め、最後に生産性の向上を目指してください。また、働き方改革を実施しない場合、ほとんどの応募者が集まらないことになり、人手不足が深刻化する可能性が高いです。したがって、今すぐにでも中小企業でも実施可能な働き方改革に取り組むことが重要です。