業務効率化の鍵:事例から学ぶボトルネック解消の重要性

中小企業診断士 吉川和明

中小企業診断士
吉川和明

2021年中小企業診断士登録。

大手製造機器メーカーにて、流通小売業向けPOSシステム、および決済システムの開発に従事。本業と中小企業診断士の二刀流で、商工会議所の経営相談員や補助金申請支援などの活動を実施中。

皆さんは、なかなか仕事が予定通りに終わらない、残業がどうしても増えがちになるという経験はありませんか?

最近は、働き方改革定着してきましたが、できる限り短い時間で最大限の成果を出したいのは当然のことと思います。特に管理職であれば、全体の仕事を上手くマネジメントし、短い労働時間で最大の成果を出すことを求められます。

そこで今回は、業務効率化の鍵となるボトルネックの解消について、事例を交えて解説したいと思います。

目次

ボトルネック解消が業績向上につながる(製造業の場合)

近年、効率的な業務の遂行が組織において重要視されています。特に、経営者や管理職にとって、業績の最大化と納期の遵守は至上命令と言えるでしょう。

製造業では、工場の生産プロセスにおいて、特定の工程が全体の進行を妨げることがあると、生産ライン全体の効率性に影響を及ぼすことがよくあります。

例えば、自動車製造工場において、特定の部品の製造が遅れると、全体の組み立て作業に影響を及ぼし、納期が遅れることがあります。このような場合、そのボトルネックを取り除くために、生産ラインの改善や必要なリソースの再配分が行われます

これにより、納期の遵守や顧客ニーズへの迅速な対応が可能となり、結果として業績向上につながるのです。

ボトルネック解消が売上向上につながる(流通小売業の場合)

流通小売業においても、ボトルネックの解消が売上向上に大きく貢献しています。

例えば、小売店舗において、レジが混雑して顧客の待ち時間が長くなると、買い物のストレスが増大し、顧客満足度が下がることがあります。この場合、レジがボトルネックとなっており、店舗内のオペレーションを妨げています

ボトルネックを解消するために、顧客の支払いがスムーズに行えるように新システムを導入し、従業員のレジ教育に取り組むことでレジでの待ち時間が短縮され、その結果、顧客満足度が向上して売上も伸びたことが報告されています。

ボトルネック解消が納期遵守につながる(ソフトウェア開発の場合)

さらに、プロジェクト管理においても、ボトルネックの解消がプロジェクト全体の成果に直結しています。

例えば、ソフトウェア開発プロジェクトにおいて、特定のプログラミング作業が遅れた場合、全体のプロジェクト進行に悪影響を及ぼすことがよくあります。その際、プロジェクトマネージャーは、遅れが予想されるタスクを特定し、その部分を効率化するために新しい開発手法の導入や他のメンバーのサポートを図ります。

このようなアクションにより、プロジェクトの全体的なスケジュールが改善され、納期の遵守や顧客への成果物の提供がスムーズに行われるようになります。

業務効率化の重要性

一般的な業務においても、ボトルネックの特定と解消は極めて重要です。特に、複数のメンバーからなるチームでの業務遂行において、一部の遅れが全体の業務進行を阻害することがあります。

例えば、ある報告書を月末までに5人の部署でまとめなければならないとします。5人のうちのAさんだけがいつも報告書をまとめるのが遅く、その内容を反映させてまとめるBさんが、仕事ができず待機をさせられ、困っているとします。

この時に、当然のこととして、ボトルネックとなっているAさんの報告書作成を早くしなければ全体の完成も早くなりません。そのためには、Aさんのサポートを増やすなどの対応が必要になります。

納期厳守の重要性

私も、普段から仕事では、一番難しそうなものや時間がかかりそうなものから手を付けるようにしています。最初に手を付けることによって、どのような外部のサポートがあれば短縮できそうか、あるいは、どのくらいの資源(時間やマンパワー)を投入すれば良いかをあらかじめ把握することによって、納期に間に合わせることを重要視しているためです。

工場でも、通常の仕事でも、QCD(品質・コスト・納期)が重要と言われます。その中でも、一番重要なのは納期です。納期に間に合わなければ、売上自体を失うからです。

まとめ

いかがでしょうか。経営者や管理職の方々は、常に、組織の中で、仕事を調整し、納期に間に合わせていく必要があります

業績目標も、ある意味、納期です。例えば、3ヶ年で売上・利益の目標を立てれば、達成するために逆算して、行動計画を立てていかなければなりません。

その中で、ボトルネックになるものを見極め、それを改善していくことで、全体の目標達成スピードをはやめていくことが、リーダーに求められると思います。

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この記事を書いた人

2021年中小企業診断士登録。
大手製造機器メーカーにて、流通小売業向けPOSシステム、および決済システムの開発に従事。本業と中小企業診断士の二刀流で、商工会議所の経営相談員や補助金申請支援などの活動を実施中。

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